Только что говорили с Юлей Соколовой о связи на самом конвенте. Есть два варианта:
1. Технические устройства
2. Устные формы ("Ты не знаешь, где сейчас ... (вписать имя члена оргкомитета)?")
Если технические устройства таки нужны (а я думаю, что гораздо приятнее не тратить зря время и голосовые связки) - то опять два варианта:
1. Мобильные телефоны. Есть практически у каждого. Оплачиваются по смете. Возможно до конвента, возможно после (компенсация). Опять же - или каждый звонит со своего тарифа, или закупаются пакеты на всех с единым дешевым или даже бесплатным тарифом. Что дороже - нужно считать. Естественно, при условии что на конвенте будет нормальная связь (что скорее всего, но мало ли). Минусы - нет возможности конференц-связи, тратится время на поиск сети\набор\дозвон, есть вариант в общем шуме не услышать вызов.
2. Рации. Это удовольствие тоже стоит денег - в первую очередь на подзарядку. На одну рацию на двое суток нужно два комплекта пальчиковых ХОРОШИХ батареек. Комплект - 4 штуки. Цена одной (Дюрасел оптом) - 3 грн. Плюсы - есть возможность конференц-связи, время на вызов сведено к минимуму, не зависит от сети (не нужно "ловить" связь). Минусы - шум, постоянно "разговаривающая" рация на поясе (очень неудобно например на концерте или там семинаре). К тому же хорошие рации "сидят" на ментовском диапазоне, для их использования нужна лицензия, которая стоит неплохих денег (не знаю сколько, но могу узнать).

В общем, я агитирую за рации. Все названные минусы можно снивелировать. У нас с Тигрой есть 10 радиостанций, хороших и оттестированных, мы их можем предоставить. Можно даже больше, но не думаю, что это необходимо. Даже 10 будет много.
Рации "Uniton", диапазон ментовский (в цифрах не помню), 22 канала, 99 подканалов, шумоподавление, сканирование эфира, вызов-звонок. Дальность по прямой по документам 16 км. (на практике 10), на пересеченной полигонной местности ловили на 2 км. В условиях города берут на 3-5 км.
Стоимость одной рации на весь конвент по батарейкам - 24 грн. Умножаем на Х, где Х - колличество необходимых раций + запас.
Наличие конференц-связи весьма удобно ("Внимание всен!").
Потушить минус с постоянно "разговаривающей" рацией можно гарнитурой - обыкновенные наушники-бусинки. Тебя вызывают - вышел в коридор и ответил.
Ментовская частота. Если у нас будет казаческая крыша или охрана из ментов там или других официальных военизированных и полувоенизированных служб - проблема снимается. Им разрешенопользоваться рациями такого диапазона.
В общем, слушаю ваши соображения по этому поводу.