Подумала над своим же предложением и вот что придумала:

3)  Рассчитать min время на бал - 2 часа

4) Насчет народной части - она нужна, потому что придворных танцев мы в нужном количестве не выучим. А танцевать одно и то же не интересно. В народную часть можно включить общеизвестные народные и постановочные танцы (со списком определимся) и в обязательном порядке несколько Вальсов и
Полек.
В развитие этой идеи могу сказать - нужен отдельный танцкласс по Вальсам и народным танцам. Нужно много разнообразной музыки Вальсов и Полек.

5) Насчет наличия игротехнических персонажей - насколько я понимаю, кандидатов на эти роли мало, или почти нет, но они нужны. Предлагаю трансформировать эту идею в наличие некой Хозяйки, желательно с
Хозяином (найдется ли танцующий кавалер?), которые бы выполняли игротехнические функции, при этом
не особо заморачиваясь на антураж. Обязательно нужен Церемонимейстер, который будет объявлять танцы. Эти персонажи будут нужны на "придворную" часть. Думаю, что привязки к какому-то веку делать не будем, соберем все воедино.
На "Народную" часть тоже нужен игротех, желательно в каком-ньть народном или карнавальном/шутовском костюме. Он будет в т.ч  выполнять церемонимейстерские функции - объявлять танцы.
Примерная схема действий персонажей  такая:
А) Оптимистичная:
Начало: гости собрались, выходит Церемонимейстер и объявляет "Хозяин и Хозяйка вечера" (не будем называть это балом - слишком пафосно звучит) Выходят Хозяин и Хозяйка. Они приветствуют публику, и Церемонимейстер объявляет первый танец, скорее всего это будет Полонез. Кто-то из кавалеров (обязательно нужна с ним договоренность) приглашает Хозяйку, а Хозяин приглашает какую-ньть уважаемую даму (за неимением таковой можно пригласить наиболее понравившуюся ) По окончании Полонеза, объявляется следующий танец, например фразой «Дамы и Господа! «Конский бранль»! » и т.д. и т.п.
После последнего танца, предлагаю Вальс, Церемонимейстер объявляет об окончании «Придворной» части, перерыве и последующей «Народной» части, Хозяин и Хозяйка  прощаются с гостями и «уходят со сцены».
Можно на перерыв (минут 20) поставить вальсы и  польки nonstop.
Дальше на «сцену» выходит игротех «Народной части». На его долю остается объявлять танцы  и самому вставать в них. Народную часть можно продолжать до тех пор, пока не начнут выгонять из помещения или народ уже не захочет танцевать. Здесь уже нет такой «церемонности», как в первой части.
В таком варианте Церемонимейстер из 1 части  может и не танцевать.
Б) Пессимистичная:
В «Придворной» части нет Хозяина и Хозяйки, но Церемонимейстер есть все равно. В таком случае, он (она) будет и игротехом. Далее план действий примерно такой же как в п.А . «Народная» часть аналогична.

6) Доведение информации. Можно сделать простенький сайт, где выложить основы этикета, и основные схемы танцев обеих частей. Сайт можно заменить на пользователя ЖЖ (LiveJornal) и выложить всю инфу там. Перед фестивалем распечатать в нескольких экземплярах список танцев, которые будут на балу, расписание танцклассов с примерной тематикой по каждому из них (средневековье (объединяю под этим названием все, от бранлей до контрадансов), народные, вальсы), правила поведения на балу и танцклассах и элементарный этикет.

Пока это все, что пришло в голову. Детали могу высказать по ходу обсуждения.